工事が終わったあとに、
「この現場、結局利益はいくらだったんだろう？」
「材料費ってこんなにかかってた？」
「外注費が予定より増えてる…」
こんな経験はありませんか？
工事が増えてくると、請求書や領収書だけでは現場ごとの利益が見えなくなってしまいます。
そこで役立つのが工事台帳です。特に私が所属する会社のように賃貸物件の退去後の修繕などを行っている場合、数年後に全く同じ現場の工事依頼が来ることが多々あります。
そういった時に工事台帳を作っておくと前回はこんな工事をしたのだ、という確認などがすぐにできます。大家さんからも前回工事の内容をしっかり覚えていると安心して頂けます。
この記事では、
- 工事台帳とは何か
- 何を記録すればいいのか
- エクセルで管理しても問題ないのか
- テンプレートを使うメリット
を、建設業の実務目線でわかりやすく解説します。
工事台帳とは？
工事台帳とは、
1つの工事にかかったお金や売上をまとめて管理する帳簿
のことです。
簡単にいうと、
「この現場はいくら売り上げて、いくら使って、いくら利益が出たのか」
を一目で確認するための管理表です。
工事ごとに管理することで、
- 赤字工事
- 利益率
- 原価
- 外注費
- 材料費
などを把握できます。
工事台帳は法律で作成義務がある？
実は、
工事台帳そのものに法律上の作成義務はありません。
ただし、
多くの会社で工事台帳を付けていると思います。
- 工事が増えてきた
- 外注さんを使うようになった
- 法人化した
- 利益が残らない原因を知りたい
という場合は、工事台帳がないと経営判断が難しくなります。クラウド会計システムなどを使っていると、使い方によっては現場毎の収益を計算出来たりできるので、工事台帳はもう使っていないという会社もあるかもしれません。（実はうちの会社もそうです）
でも有料のクラウドシステムを使うのは・・・という方、オンラインサービス自体苦手で手書きという方は工事台帳を付けておくと面倒ですが便利です。
工事台帳で管理する内容
一般的には次のような内容を記録します。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 工事番号 | 管理番号 |
| 工事名 | 現場名 |
| 発注者 | お客様名 |
| 工事期間 | 着工～完成 |
| 請負金額 | 売上 |
| 材料費 | 建材・消耗品など |
| 外注費 | 応援・下請など |
| 人件費 | 自社社員分（必要なら） |
| 経費 | 交通費・駐車場代など |
| 合計原価 | かかった費用合計 |
| 粗利益 | 売上－原価 |
| 利益率 | 粗利益率 |
会社によっては
- 入金日
- 請求日
- 請求書番号
まで管理することもあります。
工事台帳を作るメリット
現場ごとの利益がわかる
一番大きなメリットです。
例えば、
A現場は100万円売上があっても
原価が95万円なら利益は5万円しかありません。
逆に、
60万円の工事でも
利益が20万円残る現場もあります。
売上だけでは会社は成長しません。
利益を見るために工事台帳があります。
見積金額の改善につながる
利益率が低い工事が続いている場合、
見積が安すぎる可能性があります。
工事台帳を見ることで、
「材料費が毎回オーバーしている」
「人工が足りない」
など改善点が見えてきます。
税理士とのやり取りがスムーズ
決算時には、
税理士から
「この工事の売上は？」
「未完成工事はありますか？」
と聞かれることがあります。
工事台帳があると確認が非常に楽になります。
社員や現場管理者とも情報共有しやすい
会社が大きくなるほど、
社長一人では現場を把握できません。
工事台帳があれば、
誰でも工事の状況を確認できます。
工事台帳はエクセルでも大丈夫？
結論から言うと、
小規模な会社や一人親方なら、エクセルでも十分管理できます。実際私が所属する会社では、法人になり、クラウドシステムを使うまでは私が作ったエクセルを使っていました。（下の方で無料配布しているものです）
特に、
- 年間20～50件程度
- 社長が自分で管理する
- 現場数が少ない
のであれば、
エクセルは非常に使いやすい方法です。
エクセル管理のメリット
- 無料ですぐ始められる
- 自分好みに変更できる
- 印刷しやすい
- 関数で利益計算ができる
- 特別なソフトが不要
最初の一歩としては十分です。
エクセル管理のデメリット
一方で、
工事数が増えると、
- 入力漏れ
- 上書きミス
- ファイルが複数できる
- 同時編集できない
- バックアップ管理が必要
などの問題も出てきます。
年間100件以上の工事がある会社では、
工事管理ソフトを検討するケースも増えます。工事管理ソフトではなく、会計ソフトも設定次第で工事台帳と似た役割を果たしてくれることがあります。その辺についてはまた別の記事で詳しく解説したいと思います。
工事台帳の作り方
基本的には、
工事ごとに1行ずつ入力していきます。
① 工事情報を入力
- 工事名
- 発注者
- 工期
② 売上を入力
請負金額を記録します。
③ 原価を入力
例えば、
- 材料費
- 外注費
- リース代
- 駐車場代
- 高速代
など。
④ 利益を自動計算
エクセルなら、
利益＝売上−原価利益率も関数で自動計算できます。
工事台帳と会計ソフトの違い
よく勘違いされますが、
工事台帳と会計ソフトは役割が違います。
| 工事台帳 | 会計ソフト |
|---|---|
| 現場ごとの利益を見る | 会社全体のお金を管理する |
| 工事単位で管理 | 勘定科目で管理 |
| 現場管理向け | 税務・経理向け |
会計ソフトを普通に使っていただけでは
「この現場は儲かったのか？」
までは分からないことが多いため、工事台帳を併用する会社も少なくありません。
＊設定次第では工事台帳のように使う事もできます。
テンプレートを使うメリット
工事台帳は一から作ることもできますが、
テンプレートを使えば、
- 関数を作る必要がない
- 利益が自動計算される
- 入力漏れを防げる
- 項目を考えなくていい
など、すぐに使い始められます。
当サイトでも、私が作って使っていたテンプレートを配布いたします。excelバージョンの方は、各会社さんで必要項目などお好きに変更して使っていただけます。 手書きの方はPDFダウンロードがおすすめです。
私が昔作ったものなのでちょっとプロが作ったようにはなりませんが・・・無料なのでよかったら。見た目は↓です。
まとめ
工事台帳は、
工事ごとの利益を把握するための重要な管理表です。
小規模な会社や一人親方であれば、まずはエクセルで十分始められます。
工事台帳を作ることで、
- 利益が見える
- 赤字工事に気づける
- 見積の改善につながる
- 経営判断がしやすくなる
といったメリットがあります。
「売上は増えているのに利益が残らない…」
そんな悩みがある方は、ぜひ工事台帳を活用して現場ごとの収支を見える化してみてください。
他にも無料テンプレートご用意しております。良かったらぜひお使いください
