建設業では、
「応援に来てもらったけど請求書が届かない。」
「一人親方だから請求書は作れないと言われた。」
そんな経験はありませんか？
私の会社で取引して頂いている方にはいないのでびっくりしたのですが、請求書を作る習慣がない方も少なくないんだそうです！！
しかし、請求書がないまま支払いを済ませてしまうと、後から
「何の支払いだったの？」
と説明が難しくなることがあります。
今回は、外注先から請求書をもらえない場合の対処法をわかりやすく解説します。
まずは請求書をお願いしてみましょう
一番良い方法は、やはり請求書を発行してもらうことです。
最近では、手書きでもパソコンでも構いませんし、難しい様式も必要ありません。
例えば、
- 作業内容
- 作業日
- 請求金額
- 請求者の氏名または会社名
などが記載されていれば、一般的な請求書として利用できます。
「請求書をください。」
と一言お願いするだけで対応してもらえることも多いでしょう。また、単に忘れていて届かないという事も結構ありますよね。このケースは私の所属する会社でもよくあります。月末近くなって、支払い手続きをしたいのに
「あれ、〇〇さんの所から請求書まだ来てないな・・・」
単に忘れて遅れているだけであれば、丁寧に催促すれば送ってくれるはずですwうちの会社のお取引先様の場合は、「ごめんごめん忘れてた すぐ送る！」と言って送ってくれます。
請求書が作れないと言われたら？
単に忘れているというのではなく、そもそも
「請求書の作り方がわからない。」
「パソコンがない。」
という職人さんもいます。うちの会社の社長も、パソコンを全く使えない人だったので、一人親方だった頃は市販の複写式になっている請求書を購入して手書きしてましたね。
でもそれすらも忙しくて書いている暇がない
とかいう方もいるそうです。その場合は、
あなたが請求書のひな形を用意して、内容を確認してもらう方法もあります。
金額や作業内容を確認してもらい、問題なければ署名や押印をもらうことで、後から内容を確認しやすくなります。
実際に建設業では、この方法を採用している会社も少なくないんだそうです。私としてはちょっとびっくり、皆さん優しいんですね。どうして私があなたの仕事までしなきゃいけないの？って私なら思っちゃうな・・・。
領収書だけでは足りる？
支払い後に領収書だけを受け取るケースもあります。
領収書だけでも支払いの証拠にはなりますが、
- どんな仕事だったのか
- いつの作業だったのか
が分かりにくいことがあります。
そのため、できれば請求書と領収書、または請求内容が分かる書類を残しておくと安心です。
現金払いの場合も書類は残しましょう
建設業では現金で支払うことも珍しくありません。
現金払いだからといって書類が不要になるわけではありません。
支払った日付や金額、作業内容が分かる書類を保管しておくことで、後から説明しやすくなります。
インボイス登録事業者なら適格請求書が必要
外注先がインボイス登録事業者で、あなたが課税事業者の場合は、仕入税額控除を受けるために、原則としてインボイスの要件を満たした請求書などが必要になります。
登録番号など必要事項が記載されているかも確認しましょう。
請求書をどうしてももらえない場合は？
何度お願いしても請求書を発行してもらえないこともあります。
その場合は、
- 支払いの記録
- 振込明細や領収書
- 作業内容が分かるメモ
- LINEやメールなどのやり取り
など、取引内容が分かる資料をできるだけ残しておきましょう。
また、今後も継続して依頼する相手であれば、
「請求書を発行していただける方へ依頼する」
というルールを決めておくのも一つの方法です。
建設OfficeLabの無料テンプレートも活用できます
請求書を作るのが苦手な職人さん向けに、無料で使える請求書テンプレートを渡してあげるのもおすすめです。
テンプレートがあれば、金額や日付を書くだけなので、お互いに手間を減らすことができます。
※建設OfficeLabでは、建設業向けの請求書テンプレートを無料配布しています。ぜひご活用ください。
請求書テンプレート無料ダウンロードは↓の記事から
まとめ
外注先から請求書をもらえない場合でも、慌てる必要はありません。
まずは請求書の発行をお願いし、それが難しい場合は、請求内容が分かる書類をできるだけ残すことが大切です。
ポイントをまとめると、
- まずは請求書の発行をお願いする
- 手書きの請求書でも問題ない
- テンプレートを渡して記入してもらう方法もおすすめ
- 現金払いでも書類は保管する
- インボイス登録事業者の場合は、適格請求書の要件も確認する
請求書は、支払う側だけでなく受け取る側にとっても大切な書類です。
日頃から書類をきちんと残す習慣をつけておくことで、後から慌てずに済むでしょう。
