うっかり発生する「会社カードの私用利用」
会社のクレジットカードを使って、誤って個人的な買い物をしてしまうケースは珍しくありません。
特に現場仕事や忙しいタイミングでは、「カードを使い分ける余裕がなかった」という状況も起こりがちです。うちの会社の社長がこれとは逆のこと、
つまり、個人の私物カードで現場で使う副資材を買ってしまった・・・という事がたまにあります。反対のケースについても今度解説したいと思います。
話は戻りまして、会社のカードで誤って私物を購入してしまった場合、
そのまま放置すると
・経費の過大計上
・税務上の否認
といった問題につながる可能性があります。
早めに適切な処理を行うことが重要です。
結論：個人利用は「会社に返す」が基本
会社のカードで個人的な支出をした場合、当然のことですが、
→ 会社に対してその分を返金する
これが基本です。
ケース別の正しい処理方法
① 役員が誤って会社のカードで私物を購入した場合
処理方法：
・会社に現金で返す場合
仕訳例：
（購入時）
役員貸付金 10,000円 / 未払金 10,000円
＊クレカを仕分け科目にしている場合は未払金ではなくクレカで
（返金時）
現金 10,000円 / 役員貸付金 10,000円
※最終的に経費はゼロになります
② 従業員の場合
基本的には同じです。
仕訳例：
（購入時）
立替金 10,000円 / 未払金 10,000円
（後日返金）
現金 10,000円 / 立替金 10,000円
これだけ見ると、一見未払金の10000円が残っちゃうじゃないと思うかもしれませんが、未払金はカード会社への支払いの際に
未払金 10000円 / 預金口座 10000円 となり、消えますので大丈夫です。
「少額だから大丈夫」は危険
よくあるのがこの考えです。
「数百円だからいいか」
「1回だけだから問題ないだろう」
ですが税務では
金額ではなく性質で判断されます
小さなミスでも積み重なると
・税務調査で指摘
・帳簿の信頼性低下
につながる可能性があります。
再発防止のポイント
カードの使い分けを徹底
・会社用カード
・個人用カード
物理的に分けておくのが一番効果的です。
経費処理は素早く購入内容の確認は徹底する
例えば間違った本人が気づいていなくても、実際に仕分けをする経理担当が領収書の内容をしっかりチェックしていれば
「これって会社で使うものじゃないですよね？？」と気づけます。
間違いがあってもすぐに処理できるよう、領収書の提出→経費の仕分け処理は貯めずに素早くやった方が良いです。
私の会社の場合、基本的には領収書は毎日提出してもらい、使用目的や使用する現場・作業内容などを簡単に書いてもらっています。 建築業の場合、購入する物がかなり専門的な名前で一体何なのかわからないことがあるので、それはその場で聞きます。本当に会社で使うものなのかどうか・・・。
このように、私が疑い深く、質問が多いことから会社で 内装工事用語辞典 のサイトが作られたんです。これ見て自分で調べてってことだと思いますｗ
専門的で聞いたことのないような工具や材料の名称が出ているので、領収書の明細を見て
何これ？現場で本当に使うもの？となった時に役立ってます。
話がそれましたが、ともかく細やかなチェックが大切という事ですね。
社内ルールを決める
・私用利用は禁止←当たり前ですが
・誤使用時は即申告←役員であっても社員であっても同様です。社員が素直にすぐに申告できる空気というのも大切ですよね。
こうしたルールを明文化しておくと安心です。
まとめ
会社カードで個人の物を購入してしまった場合は
・すぐに会社へ返金する
・経費から必ず除外する
・放置しない
この3点を守れば大きな問題にはなりません。
