個人カードで会社の支払いをしてしまうケースは意外と多い
今回は以前に書いた会社のカードで誤って個人の物を購入してしまった場合の逆バージョンです。こちらもよくあるケースでうちの会社の社長がたまにやります。
現場で急ぎの材料を買ったときや、ネットで備品を注文したときなど、「うっかり個人のカードで払ってしまった」というケースは珍しくありません。
結論から言うと、この場合は会社が個人に立て替えてもらったという扱いにすれば問題ありません。
ただし、処理を間違えると経費として認められないリスクもあるため、正しい流れを押さえておくことが重要です。
基本の考え方は「立替金」または「未払金」
個人カードで会社の支払いをした場合、会計上は次のどちらかで処理します。
- 立替金
- 未払金
一般的にはシンプルに「立替金」を使うケースが多いです。
具体的な仕訳例
例えば、個人カードで工具（10,000円）を購入した場合は次のように仕訳します。
購入時（個人が立て替えた時）
借方：消耗品費 10,000
貸方：立替金 10,000
この時点では、会社が個人に対して「10,000円返さないといけない状態」になります。
後日、会社が個人に精算した時
借方：立替金 10,000
貸方：普通預金 10,000←現金で払ったなら預金ではなく現金
これで立替金が消え、処理は完了です。
未払金で処理するパターン
会社として「後払い」という形を強く意識する場合は、立替金ではなく未払金を使うこともあります。
購入時
借方：消耗品費 10,000
貸方：未払金 10,000
精算時
借方：未払金 10,000
貸方：普通預金 10,000
どちらでも大きな違いはありませんが、継続して同じ処理を使うことが大切です。
注意点① レシート・領収書は必ず保管
個人カードで支払っているため、会社の経費であることを証明する資料が重要になります。
- 領収書
- レシート
- 購入履歴（ネット購入の場合）
これらがないと、税務調査で否認される可能性があります。
注意点② 私用との混在はNG
個人カードはプライベートと混ざりやすいため、以下の点に注意してください。
- 私用と経費を一緒に購入しない
- 明細が分かれるようにする
- できれば別決済にする
経費と私用が混ざると、説明が一気に面倒になります。私用と経費を一度に買ってしまう（一緒の会計にしちゃった）というパターンのうっかりというかそれってめんどくさがって一緒に会計しちゃっただけ？という感じですが・・・。あると思うので、また日を改めて解説したいと思います。
注意点③ 精算は早めに行う
立替のまま長期間放置すると、
- 会社のお金の流れが不明確になる
- 個人への借金状態が続く
といった状態になります。
実務では「月末締めで翌月精算」などルールを決めておくとスムーズです。
今後の対策：会社用カードを用意するのがベスト
このトラブルを防ぐには、シンプルに
- 会社用クレジットカードを作る
- 経費専用の支払い手段を分ける
これが一番確実です。
特にネット購入が多い場合は、会社カードがあるだけで経理の手間が大きく減ります。
が、社用クレジットカードがあっても・・やっちゃうときはやっちゃうんですよね。社長がインターネットに疎いので、よくネットで珍しい部品や店頭で在庫切れの材料なんかを探して購入するよう依頼されるのですが・・。
私の個人カードと会社の経費用カードを登録しているのですが、決済の際に会社カードの方に変更し忘れたりして・・・個人の方で払っちゃった
というやらかし、私もやったことありました。
ともかく、気を付けることが大切ですね。
まとめ
個人カードで会社の支払いをしてしまった場合は、慌てる必要はありません。
- 「立替金」または「未払金」で処理
- 後日、会社から精算
- 証拠書類は必ず保管
この3点を押さえれば問題なく対応できます。
現場ではよくあるミスだからこそ、ルールを決めておくと後々ラクになります。
