今回は、昨日解説した仕事道具をプライベートで使ったらどうなる？の逆バージョンです。
たとえば
「現場写真は自分のスマホで撮影している。」
「自宅のプリンターで会社の書類を印刷している。」
建設業では、このように私物を仕事で使ってしまう場面 意外とあると思います。
では、その場合は会社の経費にできるのでしょうか？
結論からいうと、仕事で使った分については、会社が費用を負担することができます。
ただし、「何でも経費にできる」というわけではありません。仕事で使ったことが説明できることが大切です。
この記事では、建設業でよくある例を交えながら、私物を会社で使った場合の処理方法をわかりやすく解説します。
私物を会社で使ったら会社が負担してもいい？
基本的には、会社の仕事のために使った費用であれば、会社が負担して問題ありません。
例えば、
- 自分の工具を現場で使用した
- 私物のスマホで取引先と連絡した
- 自宅のインターネットを仕事にも使った
- 自分のプリンターで会社の資料を印刷した
このような場合は、仕事で使用した分を会社が負担することがあります。
反対に、仕事とは関係のない私的な利用分まで会社が負担すると、もちろん税務上問題になります。
建設業でよくあるケース
工具を持ち込んで使っている
建設業では一番多いケースです。
例えば、
- インパクトドライバー
- レーザー墨出し器
- 電動丸ノコ
- 腰道具
など、自分で購入した工具を会社の現場で使うことがあります。
会社として使用料を支払ったり、会社が買い取ったりする方法があります。
特に高額な工具を毎日のように使用している場合は、そのままにせず、一度会社で取り扱いを決めておくと安心です。
え？会社で工具買ってくれないの？と思われそうですがそういうことではありません。
例えばうちの会社で言うと、社員さんの一人はうちの会社で働く以前から建設関係の仕事をしていて、工具をある程度持っている状態でうちの会社に入社しました。もちろんうちの会社で用意している工具を使う事も多いですが、もともと使っているものの方が使い勝手が良いという事でそのまま使っているものもあります。
そういった社員さんがもともと持っていた工具は、うちの会社の場合、社員さんと契約書を交わし、会社が社員さんからお借りしますという形にして利用料を支払っています。
利用料はその工具の販売価格を耐用年数で割った感じにして月額支払い、レンタル期間が満了する頃には新しいものを購入する時期になると思うので、その時は会社で新たなものを購入し、それを使ってもらおう
という感じにしていますね。
レンタルという形ではなく、会社で買い取るという形もあると思います。
私物のスマホを仕事で使っている
建設業では、職人さんとの連絡や現場写真の送信など、スマホを使う機会が非常に多くあります。
仕事専用のスマホがない場合は、
- 通話料
- 通信料
の仕事で使用した分を会社が負担するケースがあります。
例えば仕事で3割程度使っているのであれば、一般的には3割程度を会社負担とする方法があります。
私物の車を仕事で使っている
現場への移動や材料の運搬などで、自家用車を使うケースもあります。
この場合は、
- ガソリン代
- 高速料金
- 駐車場代
などを会社が負担することがあります。
また、走行距離に応じて会社から車両手当や走行距離に応じた費用を支給している会社もあります。
詳しくは、自家用車で現場に行く場合の↓の記事を読んでみてください。
自宅のパソコンやプリンターを使っている
見積書や請求書の作成、自宅での事務作業などで私物のパソコンを使用しているケースです。
この場合も、
- インク代
- コピー用紙
- インターネット代
など、仕事で使用した分について会社が負担することがあります。
会社ではどんな処理をするの？
処理方法はいくつかあります。
必要な費用を精算する
一番多い方法です。
例えば、
- ガソリン代
- 高速料金
- コピー用紙
- インク代
などを領収書に基づいて会社が支払います。
仕訳例
旅費交通費 5,000円 ／ 現金 5,000円消耗品費 2,000円 ／ 現金 2,000円使用割合で負担する
スマホやインターネットのように、仕事とプライベートの両方で使うものは、仕事で使った割合だけ会社が負担する方法が一般的です。
例えば、
毎月のスマホ代が10,000円で、仕事で3割使用している場合
会社負担
10,000円 × 30％ ＝ 3,000円
このように合理的な基準で計算します。
会社が買い取る
高価な工具などは、会社が購入する形に変更する場合もあります。
今後も会社で使い続ける予定なら、この方法のほうが管理しやすいのではないかと思います。
気を付けたいポイント
仕事で使ったことが説明できるようにする
税務調査などでは、
「本当に仕事で使った費用ですか？」
という点が確認されることがあります。
使用割合や用途を簡単にメモしておくだけでも説明しやすくなります。
会社のお金で私物を買わない
会社が負担できるのは、あくまで仕事で使う分です。
例えば、
仕事ではほとんど使わない私物を会社のお金で購入すると、経費として認められない場合があります。
ルールを決めておく
社員が複数いる会社では、
- スマホ代は仕事使用分のみ
- 私物工具は事前申請する
- 車両使用は距離に応じて支給する
など、ルールを決めておくと後からトラブルになりにくくなります。
まとめ
建設業では、私物を仕事で使うことは珍しくありません。
大切なのは、「仕事で使った分だけ会社が負担する」という考え方です。
特に工具やスマホ、車などは現場で使用する機会が多いため、会社のルールを決めておくと経理処理もスムーズになります。
反対に、会社の備品をプライベートで使った場合については↓の記事で詳しく解説していますので、あわせて確認してみてください。
